Een persoonlijke reportage begint met vertrouwen. Hier lees je welke persoonsgegevens ik gebruik als je mijn website bezoekt, contact opneemt of een foto- of videoreportage laat maken. Ook leg ik uit welke keuzes en rechten je hebt.
Wie is verantwoordelijk?
Sense your World is de eenmanszaak van Rodney Sens en is verantwoordelijk voor de verwerking die in deze verklaring wordt beschreven.
- Sense your World — Rodney Sens
- Rolderbrink 163, 7812 PD Emmen, Nederland
- KvK: 95831169
- E-mail: rodney@senseyourworld.nl
- Telefoon: 06 15348518
Welke gegevens gebruik ik en waarom?
Contact en offertes
Bij een vraag of aanvraag gebruik ik je naam, contactgegevens, bericht en informatie over de gewenste reportage. Dat is nodig om op jouw verzoek een offerte of opdracht voor te bereiden. Bij algemene vragen is mijn gerechtvaardigde belang om je te kunnen antwoorden de grondslag. Op de website staat geen contactformulier: de contactknoppen openen e-mail, telefoon of WhatsApp. Een klik verstuurt zelf geen bericht.
Je reportage en de levering
Voor een opdracht verwerk ik de afgesproken contact- en factuurgegevens, planning, locatie, wensen, foto's, video en eventueel opgenomen geluid. Ik gebruik deze gegevens om de overeenkomst uit te voeren: voorbereiden, fotograferen of filmen, selecteren, bewerken en leveren. Een opdrachtgever kan mij ook gegevens geven van contactpersonen of deelnemers. Voor zakelijke contactpersonen en het vastleggen van deelnemers die zelf geen opdrachtgever zijn, beoordeel ik afzonderlijk of mijn gerechtvaardigde belang bij de afgesproken reportage opweegt tegen hun privacy. Waar toestemming nodig is, vraag ik die.
Je hoeft geen gegevens te delen die niet nodig zijn voor de opdracht. Zonder voldoende contact-, plannings- of leveringsgegevens kan ik je aanvraag mogelijk niet uitvoeren. De noodzakelijke factuurgegevens zijn ook nodig voor mijn administratie.
Administratie en het beschermen van rechten
Facturen, betalingen en de daarvoor noodzakelijke klantgegevens gebruik ik om aan mijn wettelijke administratieplicht te voldoen. Relevante afspraken en correspondentie kan ik daarnaast bewaren voor het afhandelen van klachten en het onderbouwen van rechten en verplichtingen. Mijn gerechtvaardigde belang is dan een zorgvuldige afhandeling en een controleerbaar dossier.
Portfolio, projectverhalen en reacties
Een boeking is geen automatische toestemming om jouw beelden als promotie te gebruiken. Voor herkenbare portretbeelden in mijn eigen portfolio en voor privé ontvangen klantcitaten vraag ik apart toestemming. Bij kinderen jonger dan 16 jaar betrek ik de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Bij publicatie vermeld ik alleen de afgesproken naam en context. Openbare reviews vermeld ik met hun bron; een WhatsApp-reactie wordt als WhatsApp-reactie aangeduid.
Je kunt toestemming voor toekomstige publicatie intrekken door mij te mailen. Geef daarbij aan om welk beeld of citaat het gaat. Ik beëindig het gebruik waarvoor je de toestemming intrekt en verwijder het uit de kanalen die ik beheer. Eerdere rechtmatige verwerking wordt hierdoor niet met terugwerkende kracht onrechtmatig. Kopieën die anderen al hebben gemaakt, kan ik niet altijd zelf verwijderen.
De website en statistieken
Bij het laden van de website ontvangt hostingaanbieder Webflow technische gegevens, zoals je IP-adres, browserverzoek en het tijdstip. Dit is nodig om pagina's te leveren, storingen te onderzoeken en misbruik te beperken. De grondslag is mijn gerechtvaardigde belang bij een werkende en veilige website.
Google Analytics wordt alleen na jouw toestemming geladen. Ik meet daarmee paginabezoeken en klikken op WhatsApp, e-mail en telefoon om de website te verbeteren. Google ontvangt hierbij ook technische verbindings- en apparaatgegevens. Ik stuur geen inhoud van berichten, e-mailadressen of telefoonnummers als meetgegevens mee. Advertentiefuncties staan uit. Lees meer over je keuze en de gebruikte opslag in het cookiebeleid.
Met wie worden gegevens gedeeld?
Ik deel alleen wat nodig is voor het betreffende doel. Afhankelijk van de dienst gaat het om:
- Webflow: hosting en beheer van de website, inclusief de beelden en teksten die ik op de website plaats.
- Google Workspace en Google Drive: zakelijke e-mail, bestanden en samenwerking rondom opdrachten.
- Pic-Time: het beschikbaar stellen van klantgalerijen en het leveren van geselecteerde beelden. Bij een eventuele productbestelling kunnen ook de betrokken betaal- en printdienstverleners gegevens ontvangen; de betreffende bestelomgeving geeft daar informatie over.
- Google Analytics: websitegebruik na toestemming. YouTube ontvangt gegevens wanneer je zelf een ingesloten video activeert.
- WhatsApp: wanneer je voor contact via WhatsApp kiest. Je kunt ook e-mailen of bellen.
- OpenAI: ondersteuning bij het voorbereiden en bijwerken van website-inhoud, waaronder aangeleverde beelden en teksten. Bezoekgegevens worden niet automatisch aan OpenAI doorgestuurd. Ik blijf zelf verantwoordelijk voor de selectie en publicatie.
- Andere noodzakelijke ontvangers: bijvoorbeeld administratieve ondersteuning of bevoegde instanties wanneer dat nodig is voor de administratie, een wettelijke verplichting of een juridische procedure.
Een klantgalerij is bedoeld voor de afgesproken ontvangers. Deel een toegangscode of persoonlijke galerijlink daarom zorgvuldig. Als je doorklikt naar bijvoorbeeld YouTube, Google of WhatsApp, gelden daar ook de eigen privacyvoorwaarden. Voor hun zelfstandige dienstverlening bepalen deze aanbieders zelf hoe zij gegevens verwerken.
Verwerking buiten Europa
Deze aanbieders kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, onder meer in de Verenigde Staten. Daardoor kan buitenlandse wetgeving van toepassing zijn. De toepasselijke leveranciersvoorwaarden beschrijven de waarborgen, zoals een Europees adequaatheidsbesluit voor de betreffende ontvanger of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Je kunt mij om meer informatie of een kopie van de toepasselijke waarborgen vragen.
Bekijk hiervoor de gegevensvoorwaarden van Webflow, de waarborgen voor Google Workspace, de gegevensvoorwaarden van Google Analytics, de gegevensvoorwaarden van Pic-Time en de Europese privacyverklaring van OpenAI.
Hoelang bewaar ik gegevens?
- Vragen en offertes: zolang nodig om je vraag, offerte en een eventuele vervolgafspraak af te handelen. Daarna verwijder ik gegevens die niet nodig zijn voor een opdracht, administratie of concreet geschil.
- Reportagebestanden en klantgalerijen: de termijn hangt af van de overeengekomen levering, galerijtoegang, eventuele nabestellingen en afspraken over archivering. Ik bewaar beelden niet zonder doel onbeperkt. De voor jouw opdracht geldende beschikbaarheid kun je bij mij opvragen; een online galerij is geen vervanging voor je eigen back-up.
- Facturen en fiscale administratie: in beginsel zeven jaar, overeenkomstig de wettelijke bewaarplicht.
- Portfolio en klantcitaten: zolang het afgesproken publicatiedoel en de toestemming gelden. Ik verwijder verouderde of niet langer toegestane publicaties. Een beperkte vastlegging van de toestemming kan nodig blijven om eerdere publicatie te verantwoorden.
- Websitegegevens: technische gegevens alleen zolang nodig voor levering, beveiliging en het onderzoeken van incidenten. Meetgegevens worden gebruikt voor het beoordelen van websitegebruik en volgens de ingestelde bewaartermijnen van Analytics verwijderd. De bewaartermijn van gegevens bij Google staat los van de levensduur van cookies op je apparaat.
Wanneer gegevens nodig zijn voor een lopende klacht, procedure of wettelijke verplichting, kan een langere bewaring noodzakelijk zijn. Dat betreft alleen de gegevens die daarvoor nodig zijn.
Jouw rechten en keuzes
Je kunt vragen om inzage, verbetering of verwijdering van je gegevens, beperking van verwerking en, waar van toepassing, een overdraagbare kopie. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Waar toestemming de grondslag is, kun je die altijd intrekken. Deze rechten zijn niet onbeperkt: een factuur moet ik bijvoorbeeld blijven bewaren als de wet dat voorschrijft.
Mail je verzoek naar rodney@senseyourworld.nl. Ik reageer in beginsel binnen één maand. Als een verzoek complex is en meer tijd vraagt, laat ik binnen die maand weten waarom en hoeveel langer het duurt. Om gegevens veilig te verstrekken kan ik aanvullende informatie vragen om je identiteit vast te stellen; stuur niet uit jezelf een volledige kopie van je identiteitsbewijs.
Je mag ook rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze website neemt geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die voor jou juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen hebben.
Vragen of wijzigingen
Heb je een vraag over jouw gegevens, beelden of een publicatie? Neem contact met mij op. Bij wijzigingen in mijn werkwijze pas ik deze verklaring aan. Bovenaan staat wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt.